介護施設では、大小ありますが様々な会議が行われています。
そこには、
職種、性別、年代、上司部下など、様々な参加者がいます。
当然、考え方や専門分野も違います。
そういった人たちが同じ場に集まり話をするという状態なので、
話がまとまらなかったり、ひどい場合は対立や陰口などが横行し、骨粗鬆症のようにチーム全体がボロボロになることもあります。
(他職員、他職種の愚痴を耳にした人も多いのではないでしょうか？)
そんな職場で働く意欲などわくはずもありません。
今日は介護現場における「会議(ミーティング)について書きます。
介護現場におけるスムーズな会議の進行について必要な段取り
スムーズな会議進行のための事前準備
①スムーズに会議を行うための物的環境を整える
事前準備は結構手間のかかる「仕込み」が必要で、
・議題を決める
・議題について参加者から意見をある程度集めておく
・ホワイトボードの準備
(参加者側であれば、議題に対し自分の考えをまとめておく)
などがあります。
私は過去、これをしないで会議に臨んだため、話があちらこちらに飛んでしまい議論どころか雑談のような話になり、会議にならなかった事例が何度もありました。
なので、
特に議題は早めに決め、会議１週間〜3日前には参加者に配布しておき、
意見をまとめておいてもらう必要があります。
会議当日に議題が配られると、
議題の確認からはじまることとなり、
そこから意見を考え始めるため、
進行に支障がでます。
②会議での役割・担当を決める
これは、
・司会
・記録者
などですね。
「なーんだ、そんなことか」と思う方もいるかもしれませんが、
これは重要です。
事前に決めておかないと、
「誰かがやるだろう」と思ってしまい、
きちんとメモをしなかったりするおそれがあります。
そうなった場合の会議録は悲惨です。
議論したはずのことが書かれてない。
会議の内容をキチンと把握してる人がいない。
結果として、会議で決めた大事なことが事業所に伝達されない。
伝達されないということは、実施されない…
と。
スムーズに会議を進めるために意識すること
①具体的に意識すべきポイント
事前準備が済んだら、いよいよ会議を迎えます。
スムーズに会議をすすめるために話し合うポイントとしては、
・その会議における明確な目標
・目標達成のための役割分担
・その役割分担を誰がどういう形で担当するか
・それをいつまでに行うのか
これらを決定できるように話をすすめていきます。
これらができていないと、
目標も役割も期日も責任も全てが曖昧になってしまい、何をしていいのか誰もわからず、結果として何もしていなかった…
という状態になります。
利用者のために何もしていないばかりか、場合によっては年度末や指導監査などで痛い目をみます。
そうならないため、前述した取り組みを行っていくのです。
もちろん、会議録はきちんと残します。
②会議における司会進行のポイント
会議の時間は有限です。
ダラダラ話していたのではあっという間に時間がたってしまいます。
また、時には話が脱線したりすることもあります。
話が盛り上がるのは良いことですが、
おしゃべりのために集まっているのではありません。
司会者は、話が脱線したら、適宜軌道修正を行なってください。
会議参加者側のタイプ別対応方
会議がうまく進まず、時間ばかりが過ぎていく。
こういう会議の場合、参加者側に問題があることも考えられます。
・何も意見しない人
・話が止まらない人
・会議の目的がわかっていない人
など、様々です。
この3例について解説します。
①何も意見しない人…
「●●さんはどう思いますか？」と、名指しで意見を求めます。
その場で話してもらえればそれで良しですが、
緊張していたり、
場の空気(苦手な人がいるなど)のために遠慮しているといった場合があります。
そういう場合は、会議終了後に雑談の延長として話をきいてみます。
緊張から解放されているので、本音を話してくれたりします。
(意外にその内容がとても良いものだったりします)
②話が止まらない人…
こういったタイプの人は、自分に自信があり、承認欲求も強い人が多いです。(私の経験上ですが)
称賛されたかったり、意見を通したいがために、話が止まらないことが多く、その話自体まとまっていないこともあります。
下手に話を遮ると、さらに納得してもらおうと話がヒートアップします。
ですので、こういったタイプの人に対しては話の節目で
「●●ということでしょうかね？」
と司会者が意見を確認、まとめていきます。
そしてそれをホワイトボードにでも書いておけば
「話を聴いてくれた」
と、満足し、次の話に移行しやすくなります。
③会議の目的がわかっていない人…
目的がわからないのなら目的を提示すればいいのです。
そして、
会議の部分部分で意見や決定事項をホワイトボードに書き、目で見て進行状況がわかるようにします。
話だけでイメージがわかなかったり、聞きそびれていたりすることもあるためです。
そして何より
「わかりやすい」
からです。
スムーズな会議の具体例
上記であげた仕組みがはっきりしているのは、
「ケアプラン」
です。
目標があり、それを達成するために誰が何をいつまでに行うのかが明確になっていますね。
ブログ管理者がスムーズな会議を行うために学んだ書籍紹介
かくいう私もはじめは手探りで、まともな話し合いにならなかったことも多々ありました。
なので本を読んだりして少しずつでも知識をつけているし、これからもそうするつもりです。
参考までに私が読んでいる本の一部を紹介します。
文字リンク部から購入もできるようにしたので興味ある方はどうぞ。
おわりに
これらの「仕込み」をしていくことで、職員間の意識のずれを防ぎ、円滑な話し合いの場を作りだすことができます。
また、しっかり意見を引き出し、決定内容を理解してもらわないと、
「会議ではああ言ったけど、ホントは●●だと思ったんだよね」
といった「陰口」が起こったりすることもあります。
そういう小さな不満はいずれチームを崩します。
そういった不穏な芽を摘むためにも、仕込みは大切です。
会議は参加者の意識による部分もありますが、貴重な自分の時間を使って参加しているのです。
何か「得るもの」がなければ、会議そのものへのモチベーションも下がり、意見も出にくくなります。
実りのあるものとしていきたいですね。
