闘え!介護職

介護施設での実体験、学んできた知識等を書いていきます。主に施設の介護職員向きです。現状に対し色々な方法を提案するという形で闘っていきます。

スムーズな会議進行のために

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介護施設では、大小ありますが様々な会議が行われています。

 

そこには、

職種、性別、年代、上司部下など、様々な参加者がいます。

 

当然、考え方や専門分野も違います。

 

そんな人たちが集まり話をするという状態なので、まとまらなかったり、ひどい場合は対立や陰口などが横行し、骨粗鬆症のようにチーム全体がボロボロになることもあります。

(他職員、他職種の愚痴を耳にした人も多いのではないでしょうか?)

 

 

そんな職場で働く意欲などわくはずもありません。

 

 

今日はそういったことを少しでもなくしていくため、会議の進行について書いてみたいと思います。

 

 

まず、事前準備として、

・議題を決める

・議題について参加者から意見をある程度集めておく

・ホワイトボードの準備

(参加者側であれば、議題に対し自分の考えをまとめておく)

などがあります。

 

これをしないで会議に臨んだため、議論どころか雑談のような話になり、会議にならなかった事例が何度もありました。

 

特に議題は早めに決め、会議1週間〜3日前には参加者に配布しておき、

意見をまとめておいてもらう必要があります。

 

会議当日に議題が配られると、

議題の確認からはじまることとなり、

そこから意見を考え始めるため、

進行に支障がでます。

 

次に、会議内での役割分担です。

・司会

・記録者

などですね。

 

事前に決めておかないと、「誰かがやるだろう」と思ってしまい、きちんとメモをしなかったりするおそれがあります。

そうなった場合の会議録は悲惨ですね。

 

 

そしてここからが本題です。

会議の進め方として、

・その会議における明確な目標

・目標達成のための役割分担

・その役割分担を誰がどういう形で担当するか

・それをいつまでに行うのか

 

これらを決定できるように話をすすめていきます。

これらができていないと、

目標も役割も期日も責任も全てが曖昧になってしまい、何をしていいのか誰もわからず、結果として何もしていなかった…

 

という状態になります。

利用者のために何もしていないばかりか、場合によっては年度末や指導監査などで痛い目をみます。

 

 

 

そうならないため、前述した取り組みを行っていくのです。

もちろん、会議録はきちんと残します。

 

 

この仕組みがはっきりしているのは、

「ケアプラン」

です。

 

目標があり、それを達成するために誰が何をいつまでに行うのかが明確になっていますね。

 

 

次に、会議における司会の仕方についてです。

 

会議の時間は有限です。

ダラダラ話していたのではあっという間に時間がたってしまいます。

 

また、時には話が脱線したりすることもあります。

話が盛り上がるのは良いことですが、

おしゃべりのために集まっているのではありません。

 

司会者は、話が脱線したら、適宜軌道修正を行なってください。

 

 

また、そんな進行役の心配をよそに、参加者は

・何も意見しない人

・話が止まらない人

・会議の目的がわかっていない人

 

など、様々です。

 

この3例について解説します。

 

①何も意見しない人…

 

「●●さんはどう思いますか?」と、意見を求めます。

その場で話してもらえればそれで良しですが、

緊張していたり、

場の空気(苦手な人がいるなど)のために遠慮しているといった場合があります。

 

そういう場合は、会議終了後に雑談の延長として話をきいてみます。

緊張から解放されているので、本音を話してくれたりします。

(意外にその内容がとても良いものだったりします)

 

 

②話が止まらない人…

こういったタイプの人は、自分に自信があり、承認欲求も強い人が多いです。称賛されたかったり、意見を通したいがために、話が止まらないことが多く、話自体がまとまっていないこともあります。

 

下手に話を遮ると、さらに納得してもらおうと話がヒートアップします。

 

ですので、こういったタイプの人に対しては話の部分部分で

「●●ということでしょうかね?」

と司会者が意見を確認、まとめていきます。

そしてそれをホワイトボードにでも書いておけば

「話を聴いてくれた」

と、満足し、次の話に移行しやすくなります。

 

 

③会議の目的がわかっていない人…

こういった人のため、前述した4つの注意点が生きてきます。

目的がわからないのなら目的を提示すればいいのです。

 

そして、会議の部分部分で意見や決定事項をホワイトボードに書き、目で見て進行状況がわかるようにします。

 

話だけでイメージがわかなかったり、聞きそびれていたりすることもあるためです。

そして何より

「わかりやすい」

からです。

 

これらの「仕込み」をしていくことで、職員間の意識のずれを防ぎ、円滑な話し合いの場を作りだすことができます。

 

また、しっかり意見を引き出し、決定内容を理解してもらわないと、

 

「会議ではああ言ったけど、ホントは●●だと思ったんだよね」

 

といった「陰口」が起こったりすることもあります。

そういう小さな不満はいずれチームを崩します。

 

そういった不穏な芽を摘むためにも、仕込みは大切です。

 

 

会議は参加者の意識による部分もありますが、貴重な自分の時間を使って参加しているのです。

何か「得るもの」がなければ、会議そのものへのモチベーションも下がり、意見も出にくくなります。

実りのあるものとしていきたいですね。